TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL

Definición

La trasferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del Sistema. Su objetivo final es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándoles de aquellos que no son de uso frecuente.
Con el paso de la documentación de los archivos de gestión al Central se está realizando una transferencia. Para las futuras consultas y préstamos interesa que ésta se realice de la manera más conveniente.

Normas técnicas

Las normas técnicas para la remisión de fondos al Archivo Central son las siguientes:

• No podrá considerarse transferencia el traslado físico, de un archivo a otro, de documentos sin identificar ni valorar. Antes de enviar la documentación debe ser organizada.

• El primer paso será siempre ponerse en contacto con el Archivo Central.

• Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar que no falta ninguno, así como que no falta ningún documento dentro de cada expediente y que éstos están ordenados e individualizados en las carpetillas.

• Los encargados de los archivos de oficina destruirán todos los duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales (sólo en el caso de que éstos no existan se conservará la copia).

• Hay que diferenciar entre la documentación que una Sección/Unidad produce y la documentación de apoyo como boletines oficiales, publicaciones periódicas, etc. , que nunca deberá enviarse al Archivo Central.

• Las transferencias se harán periódicamente a lo largo del año según el calendario que se establezca.

• La documentación se remitirá desprovista de gomas elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para su correcta conservación. En caso de que considere imprescindible mantener unidos varios documentos, deberá utilizar subcarpetas o sobres.

• Cada caja llevará en su interior documentación que se refiera a asuntos semejantes.

• La documentación deberá enviarse al Archivo Central en cajas normalizadas de archivo definitivo, que deberán llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas semivacías. De esta forma se aprovecha más el espacio y se evita que los documentos que contienen dichas cajas se deformen.

• Es conveniente que ningún expediente quede dividido en dos cajas distintas. Si esto no es posible, se señalará claramente en la Relación de Entrega y en cada una de las partes del expediente.

• Las cajas deberán numerarse de forma correlativa de modo que su número coincida con el que figure en la descripción de contenidos de la Relación de Entrega que debe acompañar a todas las transferencias.

• Una vez comprobada por parte del Archivo Central la coincidencia entre lo reseñado en la Relación de Entrega y la documentación enviada, se procederá a su clasificación, inventariado e instalación, devolviéndose a la Sección/Unidad remitente una copia de la Relación de Entrega, la cual se conservará y será conocida su existencia por todo el personal adscrito a dicha sección/Unidad.

• En el supuesto de que no coincida el contenido de la Relación de Entrega con la documentación remitida, ambas serán objeto de devolución.

• En la Relación de Entrega se indicará la signatura topográfica que recibirá cada caja en el Archivo Central, la cual habrá de utilizarse como referencia siempre que se solicite un préstamo o consulta.

NOTA IMPORTANTE: La documentación depositada mediante este proceso en el Archivo Central queda bajo la custodia de la responsable del mismo. Por tanto, no se puede depositar ni sacar ningún documento sin su conocimiento, ya que se lleva un registro tanto de las consultas y préstamos como de los nuevos ingresos de documentos.

Nunca se deberá: ni solicitar directamente a los conserjes los números de signaturas o cajas, para consultar la documentación, ni ordenar su retorno a los depósitos sin ponerlo en comunicación del Archivo Central.

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Última modificación: 02-05-2018 09:19